实验室仪器设备档案管理的问题和对策

一、设备档案放哪些东西

仪器设备档案的记录应至少应包括以下八个方面的内容:

(1)设备及其软件的识别；

(2)制造商名称、型号、出厂编号;

(3)对设备是否符合规范的核查;

(4)仪器设备存放的位置;

(5)制造商的说明书，或指明其存放地点;

(6)所有检定/校准、核查报告和证书;

(7)设备维护计划以及维护记录；

(8)设备的任何损坏、故障、改装或修理。

仪器设备档案管理是一个动态、持续的过程。仪器设备档案包括仪器设备的采购、验收、使用、维护、维修等环节形成的文件材料，能够准确地、完整的反映设备从采购到报废整个过程的状态信息。

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二、设备档案管理中的问题

1、档案管理制度不完善

部分检验检测实验室认证没有根据自身情况，创建有效的仪器设备档案管理制度，明确相关部门以及人员职责，缺乏有效的档案管理监管机制。

2、档案管理意识不强

仪器设备档案管理意识不强，主要体现在部分检验检测实验室，虽然制定了相应的档案管理规程，但因对仪器设备档案管理工作的重要性认识不足，导致相关制度形同虚设，仪器设备档案工作落实不到位。

3、档案管理人员队伍力量薄弱

目前，部分实验室的仪器使用部门都没有设置仪器设备档案管理员。部分实验室虽然在仪器使用部门设置了仪器设备档案管理员，但由于缺乏档案管理专业知识、不清楚究竟应该怎样进行设备档案管理工作，无法正确的、及时地收集、整理和归档仪器设备档案资料。另外，实验人员流动变化大，有时候会存在因交接不到位而导致档案工作脱节的现象。

4、档案利用率低

目前仪器设备档案的一个比较大的问题是档案材料收集不全，常常档案材料只收集了仪器设备招标采购及验收相关材料，随后使用过程中形成的检定/校准/核查、期间核查、维护、维修、甚至改动材料收集不完全或未收入档案。

另外，因大部分检验检测实验室的仪器设备档案管理，还基本停留在纸质材料的阶段，档案查询不方便。

三、问题的解决对策

针对仪器设备档案管理存在的问题，检验检测机构可采取以下对策:

1、完善制度，规范仪器设备档案管理

检验检测实验室根据自身情况创建有效的仪器设备档案管理制度，规范仪器设备档案管理。例如，制定严格的档案管理操作程序，规范仪器设备档案材料的收集、立卷归档、利用、销毁等工作流程，统一设备档案记录格式，明确归档内容、归档时间、档案存放场地的环境设施要求、仪器设备使用及管理部门的任务分工、仪器设备档案管理员岗位职责等等。此外，检验检测实验室认可还应制定监督和考核机制，以便对仪器设备档案管理工作进行检查和督促。

2、提高仪器设备档案重要性的认识

首先，需要检验检测实验室的领导带头提高对仪器设备档案重要性的认识，了解仪器设备档案管理对于实验室管理的重要作用。其次，实验室可通过培训、贴宣传资料等方式，有针对性地宣传档案意义及本实验室仪器设备档案管理的体系文件，普及仪器设备档案管理知识，提升员工仪器设备档案管理意识。

3、加强仪器设备档案管理人员队伍建设

仪器设备从招标采购到报废，周期很长，期间涉及多部门、人员，因此做好仪器设备档案管理工作需要相关部门合力才能完成。检验检测实验室可以组建一支由仪器设备管理部门总管，仪器使用部门派人协助的仪器设备档案管理队伍。利用各部门在仪器设备档案管理中分工的不同，有机协调地进行仪器设备档案的建立到销毁整个过程的收集、归档工作，实现仪器设备的动态管理。

定期组织人员进行档案管理学习及培训，强化人员仪器设备档案管理能力，加深各个部门的仪器设备档案管理员对自身岗位职责的理解，比如，仪器管理部门的档案管理员，应积极主动与仪器使用部门的档案管理员进行联系，及时收集并归档仪器设备在安装调试及使用过程中产生的一系列记录资料。

组织应制定适当岗位激励政策，提高仪器设备档案管理员工作的积极性。

4、建立动态的仪器设备台账

仪器设备档案管理的最终目的是为了有效地利用档案。检验检测实验室需建立可以实时更新的仪器设备台账，尤其是电子台账，方便使用者查阅及统计仪器相关信息。台账信息包括仪器设备的名称、型号、生产厂家、出厂编号、使用部门、购置日期、固定资产编号、采购价格、检定/校准/核查、期间核查、仪器运行状态、是否已报废、档案借阅情况等信息，随时可以应对各项报表，包括经常统计的固定资产总价值、报废的设备统计总表等。

5、严格档案的借阅制度

为了保证仪器设备档案资料的完好，应建立严格的档案借用、归还、交接验收制度，避免其丢失。经常使用的仪器设备的操作手册等随机技术文件，在办理归档手续后，可复印相关材料给使用部门:如果复印比较困难的，可在使用部门办理档案借阅登记后，将相关材料长期保存在使用部门，由使用部门派专人保管。

6、推进仪器设备档案数字化管理

在满足实验室管理体系对仪器设备档案管理的要求的前提下，检验检测实验室要充分利用现代技术改造传统的档案管理方式，可根据自身实际情况利用电子科技技术，开发建立仪器设备档案数字信息数据库，包含仪器设备台账、维护计划、维护及维修记录、使用记录、溯源等仪器设备档案信息模块，完善仪器设备档案管理系统，逐步实现仪器设备档案管理的数字化、网络化，从而提高档案的利用率，满足使用者快捷地查询各种设备仪器档案资料的实际需要。